从第一个问题到收款

这是一个订单的全部旅程,和它在一个真实账户上发生的样子一模一样。一位客户要 500 把木椅子。跟着图片走:每一张都是您在那一步会看到的画面。运输单据上用到的三个短词:PI 是发货前发给客户的价格单据(形式发票),PL 列出箱子里装了什么(装箱单),CI 是已发货物的发票(商业发票)。

1. 从今日开始

今日把需要您处理的事排好。要开始一个新订单,点底部的新建。

2. 回答助理,然后批准

助理会问您想买什么、要多少、是给谁的、货送到哪里。检查摘要,按批准。您的订单存为草稿——不会发给任何人。

3. 放进工厂的价格表

工厂常发 Excel 价格表。点我的文件,选这个文件,助理会读它,并把找到的内容给您看:产品、数量和价格。

4. 批准找到的内容

选好这个价格属于哪个订单、是哪家工厂发的,然后按批准。ClearDesk 回答“完成了。没有发送任何东西。”——价格存到订单上,仅此而已。

5. 比较价格

打开订单,再输入第二家工厂的价格,这样您就有两个。ClearDesk 把它们并排排好,并把它的规则说出来:储存的价格里最低的那个是推荐。选哪家还是您决定——在您要的那家上按批准 — 选这家工厂。

6. 生成报价

按批准 — 生成报价。ClearDesk 根据选定的价格写出报价,放到您客户自己的页面上。订单现在显示它在等客户。不会发邮件。

7. 您的客户阅读报价

在自己的页面上,您的客户看到货物、价格和条件——永远看不到您的工厂或您的成本。他们可以批准,也可以说不同意并给您写一条说明。

8. 您的客户批准

客户按批准。他们的页面确认了,您的订单页也会自己更新。

9. 生成两张订单

回到您的订单,按批准 — 生成客户订单,再按批准 — 生成工厂订单。客户订单是他们付款的承诺。您给工厂的订单永远不会显示客户的名字。

10. 跟进生产

订单列出生产的步骤:样品通过、生产开始、生产结束、检查、准备好。为某一步输入计划日期,按保存日期。如果某个日期过了,ClearDesk 用大白话说出来——“晚了 19 天”——这样您能早一点催工厂,不是晚一点。

11. 记录质量检查

货物从工厂到货并看过之后,按批准 — 记录质量检查。ClearDesk 把收货记录和检查记录一起储存。

12. 货物发出,单据备齐

按批准 — 货物已发出。现在三份单据都可以打印了:PI、装箱单(PL)和商业发票(CI),每一份打印出来都写着它完整的正式名字。

13. 加上提单

提单(B/L)是运输公司的单据,永远不是您做的——ClearDesk 不制作提单。运输公司把它给您之后,把它上传到订单上,它就永远和这个订单在一起。

14. 订单送达

货到达客户手里时,订单的步骤走到最后一步:客户已经收到货。订单完成,它留在您的账户上,供以后再订。

15. 看看您赚了多少

点资金。当这个订单的发票开出后,您赚的钱会出现在这里——本月的,和逐个订单的,各自按自己的货币。不同货币的钱永远不会加在一起。

如果看起来不一样

您的工厂、价格和日期都是您自己的,您的客户可能回答得慢一些——订单就是等待,今日会提醒您。如果您期待的某一步还没出现在页面上,是因为它前面的那一步还没做完;订单页顶部永远会说下一步是什么。如果迷路了,点 ClearDesk 顶部的帮助。