Envoyer une partie des marchandises d'abord

Les grosses commandes partent souvent en deux bateaux. L’usine termine 8 000 pièces sur 20 000, le client en a besoin maintenant, et le reste suit. ClearDesk garde le compte pour vous et dit le solde en mots simples, pour que ni vous ni le client n’ayez à vous souvenir de ce qui est encore dû.

1. L’affaire commence comme toute autre

Cette affaire porte sur 20 000 chaises en bois. Le prix de l’usine est tapé et choisi, le client approuve l’offre sur sa page, et les deux commandes sont faites — la commande du client et votre commande à l’usine.

2. Les deux commandes sont en place

Avec les deux commandes faites, l’affaire passe à la fabrication des marchandises. À partir d’ici, chaque pièce qui part est comptée contre les 20 000.

3. Enregistrez la première expédition

Quand les 8 000 premières pièces partent, enregistrez cette expédition. Sur l’affaire, cela s’écrit dans Plus d’outils (le bureau complet) : ouvrez la commande du client, faites un bon de livraison pour 8 000 pièces seulement, et validez-le. ClearDesk lit ce document tout seul — vous n’avez pas à le lui dire deux fois.

4. Le solde est montré en mots

Ouvrez l’affaire. Sous les papiers d’expédition, il est dit en mots simples : « Une partie des marchandises est partie : 8 000 pièces sur 20 000. » Cette seule phrase est tout l’état de l’affaire : 12 000 pièces sont encore à venir, et personne n’a à garder le nombre dans sa tête.

5. Enregistrez la deuxième expédition de la même façon

Quand les 12 000 pièces restantes partent, faites le deuxième bon de livraison de la même façon, pour 12 000 pièces. Les papiers de chaque expédition — liste de colisage et facture commerciale — s’impriment depuis le document de cette expédition, pour que chaque bateau porte des papiers qui correspondent à ce qui est dessus.

6. Tout est parti, et l’affaire se ferme

L’affaire dit maintenant « Toutes les marchandises sont parties. » Le solde est zéro, dit en mots. À partir d’ici, l’affaire se termine comme toute autre : le connaissement est déposé, l’expédition est marquée livrée, et les pages d’argent font le reste.

Si quelque chose semble différent

Si le premier bateau porte un autre compte sur votre affaire, la phrase utilise simplement vos nombres — elle compte toujours les pièces depuis les documents de livraison, jamais de mémoire. Si vous enregistrez une expédition et que les mots ne changent pas, vérifiez dans Plus d’outils que le bon de livraison a été validé, pas laissé comme brouillon ; un brouillon n’est pas compté, exprès. Et si le client demande ce qui arrive encore, la réponse est cette phrase sur la page de l’affaire — vous pouvez la lui lire exactement comme elle est écrite.