Qui fait quoi

Chaque affaire a les mêmes cinq personnes dedans. Cette page dit, en mots simples, ce que chacune fait — pour que, quand une affaire attend, vous sachiez qui elle attend.

Vous, le propriétaire

Vous prenez les décisions. Vous dites à l’assistant ce que le client veut, vous vérifiez les prix des usines qui reviennent, vous décidez quelle usine utiliser, et vous appuyez sur Approuver avant que quoi que ce soit soit enregistré, envoyé ou commandé. Rien dans ClearDesk ne peut envoyer une offre, passer une commande ou promettre une date sans votre toucher. Si un nombre à l’écran est faux, il est faux parce qu’il a été tapé ou classé faux — l’assistant n’invente jamais les nombres, donc votre vérification est le filet de sécurité.

L’assistant

L’assistant fait la paperasse, jamais les décisions. Il vous pose les questions de départ, lit les fichiers de prix et les photos que vous déposez et vous montre ce qu’il a trouvé, aligne les prix côte à côte, écrit l’offre, les commandes et les papiers d’expédition depuis vos dossiers enregistrés, et rédige des messages de rappel pour les personnes qui vous doivent de l’argent. Chaque brouillon attend votre Approuver. Il parle en phrases simples, en anglais, en chinois ou en français, et quand il n’est pas sûr, il le dit et vous demande.

L’usine

L’usine fabrique les marchandises. Elle vous envoie ses prix — souvent comme un tableau Excel, un PDF ou une photo — et ces prix arrivent sur l’affaire pour que vous les approuviez. Plus tard, l’usine fabrique les marchandises aux dates de la commande d’usine, laisse les marchandises être contrôlées, et les remet à la compagnie maritime. L’usine ne voit jamais le nom de votre client ni le prix que votre client paie ; votre commande à l’usine montre seulement ce dont l’usine a besoin.

Le client

Le client demande les marchandises et les paie. Votre client reçoit sa propre page, où il voit l’offre que vous avez approuvée — les marchandises, le prix et les conditions de livraison, rien sur les usines ni sur vos gains. Il appuie sur Approuver, ou il dit non et vous écrit un mot pour dire pourquoi. Quand les marchandises sont en route, le client peut le voir aussi. Le client ne voit jamais vos coûts.

L’agent

Parfois, une affaire passe par un agent au lieu d’aller directement entre vous et le client — par exemple quand l’agent a amené le client, ou s’occupe de l’affaire dans le pays du client. Le travail de l’agent est convenu avant le début de l’affaire, et ce que l’agent gagne est écrit sur l’affaire, pour que les pages d’argent montrent toujours qui a gagné quoi et pourquoi. Si vos affaires n’ont pas d’agent, ce siège est simplement vide et rien ne change pour vous.

Si quelque chose semble différent

Sur votre compte, les noms, les usines et les clients sont les vôtres, donc les écrans ne correspondront pas aux images mot pour mot. Les travaux restent les mêmes : vous décidez, l’assistant prépare, l’usine fabrique, le client approuve et paie. Si une affaire semble bloquée, ouvrez-la — le haut de la page dit à qui le tour.