ClearDesk : toute l'affaire sur votre téléphone

ClearDesk est la façon de faire tourner Sourcing Management en pensant d’abord au téléphone. Ouvrez /clear après vous être connecté. Les onglets sont en bas : Aujourd’hui, Mes affaires, Nouvelle affaire, Argent et Site web, et Mes fichiers se rejoint depuis Aujourd’hui. Chaque écran est en mots simples, en anglais, en chinois ou en français — touchez la pilule de langue en haut.

La règle unique

L’assistant ne fait que préparer. Rien n’est envoyé à un client ou à une usine, et rien n’est enregistré comme définitif, avant que vous appuyiez sur Approuver. Chaque bouton Approuver dit ce qui va se passer avant que vous le touchiez. Les prix, les dates et les noms à l’écran viennent toujours de vos dossiers enregistrés — l’assistant n’invente jamais un nombre.

Commencer une affaire (moins d’une minute)

Touchez Nouvelle affaire et répondez aux questions de l’assistant une par une : ce que vous voulez acheter, combien, pour qui, où vont les marchandises, et quelles usines demander. Vérifiez le résumé et appuyez sur Approuver. L’affaire est enregistrée comme brouillon ; rien n’est envoyé.

Tout nouveau et pas sûr de vous ? Ouvrez Mes affaires et appuyez sur Approuver : copier cet exemple. ClearDesk crée une affaire d’exemple terminée sur votre compte, marquée « Exemple » partout, pour que vous puissiez l’ouvrir et voir à quoi chaque étape ressemble avant d’en lancer une vraie.

Les prix et votre offre

Sur la page d’une affaire, tapez le prix d’une usine (l’usine, la quantité, le prix pour un, la taille du carton si vous la connaissez) et appuyez sur Approuver : enregistrer ce prix. Vous pouvez aussi déposer le fichier Excel, le PDF ou la photo de l’usine dans Mes fichiers et approuver ce que l’assistant a trouvé. Quand deux prix existent, ClearDesk les aligne et vous dit la règle à voix haute : le prix enregistré le plus bas est la recommandation. Les devises mélangées ne sont jamais comparées.

Appuyez sur Approuver : choisir cette usine pour construire votre offre sur ce prix, puis sur Approuver : faire l’offre. L’offre apparaît dans le portail de votre client. Aucun e-mail n’est envoyé — le client se connecte et décide là-bas.

Les deux commandes

Quand le client dit oui, la page de l’affaire montre deux boutons séparés, chacun avec sa propre explication :

1. Approuver : créer la commande du client — crée la commande du client à partir de l’offre approuvée. La commande d’usine n’est pas encore créée.
2. Approuver : créer la commande d’usine — crée votre commande à l’usine. Le client n’y apparaît jamais.

La production et le contrôle qualité

La commande d’usine porte les étapes de production (échantillon, début de production, fin de production, inspection, prêt). Fixez les dates prévues au fur et à mesure que vous les convenez ; une étape qui dépasse sa date dit en mots simples de combien de jours elle est en retard. Quand les marchandises arrivent, appuyez sur Approuver : enregistrer le contrôle qualité : ClearDesk enregistre la livraison de l’usine et l’inspection qui va avec, comme de vrais documents.

Les papiers d’expédition et l’argent

Après le contrôle, Approuver : les marchandises sont parties enregistre le départ de l’expédition. La page de l’affaire imprime alors la facture proforma (PI), la liste de colisage (PL) et la facture commerciale (CI). Le connaissement (B/L) est différent : c’est la compagnie maritime qui le fait, jamais nous — vous le déposez seulement sur l’affaire.

Argent liste ce que les clients vous doivent et ce que vous devez aux usines. Tout retard dit de combien de jours. Appuyez sur Rédiger un rappel pour voir le rappel écrit à partir des vrais nombres de cette facture, puis sur Approuver pour enregistrer le brouillon. C’est un brouillon — rien n’est envoyé.

Les échantillons, les visites, et ce que vous gagnez

La plupart des affaires commencent par un échantillon. Sous Essayer avant de commander, enregistrez quand l’échantillon est envoyé ; quand le client répond, touchez ce qu’il a dit — il l’a aimé, ou il a demandé des changements. La réponse est toujours demandée, jamais supposée.

Les prix nomment toujours leur devise en toutes lettres (« dollars américains »), et les prix dans des devises différentes ne sont jamais comparés entre eux. Quand le client paie est écrit en mots simples sur l’affaire (« Le client paie 100 % avant le 20 octobre 2026 »). Les mots du commerce deviennent aussi une phrase simple (« Le prix comprend le navire jusqu’à Dubaï ») — le code court reste sur les papiers imprimés.

Si une partie seulement des marchandises est partie, l’affaire le dit avec les vrais comptes (« Une partie des marchandises est partie : 8 000 pièces sur 20 000. »). Une affaire terminée a Commander la même chose : elle copie l’affaire comme nouveau brouillon, et l’ancien prix est marqué de sa date pour que vous demandiez un prix frais à l’usine.

Sur une affaire, vous pouvez enregistrer les visites d’usine — le jour et ce que vous avez vu. Rien n’est noté et rien n’est inventé ; un espace vide reste vide. Dans Argent, Ce que vous gagnez montre vos gains par affaire et ce mois-ci, comptés seulement depuis des papiers terminés.

Si quelque chose ne marche pas

Chaque échec répond par une phrase simple dans votre langue, et rien n’est changé. Lisez-la, corrigez ce qu’elle nomme, et réessayez. Les écrans vides ne sont jamais blancs : chacun vous dit quoi faire en premier.

Les guides étape par étape

Nouveau ici ? Ces guides parcourent de vraies affaires du début à la fin, un vrai écran à la fois :

• Votre premier jour avec ClearDesk — les dix premières minutes.
• Qui fait quoi — vous, l’assistant, l’usine, le client, l’agent.
• De la première question à l’argent — une affaire entière, du début à la fin.
• Quand le client demande des changements — un « non », un meilleur prix, une offre révisée.
• Envoyer une partie des marchandises d’abord — une partie maintenant, le reste plus tard, le solde en mots.
• Quand le contrôle qualité échoue — ce que vous voyez, et quoi faire ensuite.
• Les échantillons d’abord, avant la grosse commande — envoyé, changé, aimé, puis l’affaire.
• L’argent : qui doit quoi, et ce que vous avez gagné — les dettes, les rappels, les gains.
• Commander la même chose à nouveau — copier une affaire terminée, l’ancien prix marqué de sa date.
• Perdu ? Commencez ici — parti à mi-chemin ? Ceci vous ramène.
• Vos produits et votre site web — ajouter un produit, le voir sur votre site.
• Un client vous trouve — le message d’un visiteur devient votre première affaire.
• Le dire au monde — partager le lien et le code image.